الخبير الدولى ” علاء خليفة ” يكتب لـ ” المحروسة نيوز ” : مصفوفة تحديد الأولويات

نتكلم اليوم عن مصفوفة تحديد الأولويات وهي واحدة من أقوى الأدوات في اتخاذ القرارات، وبتلعب دور كبير في مساعدة أصحاب البيزنس والقادة على تنظيم وقتهم ومواردهم بشكل أفضل. الفكرة الأساسية في الأداة دي هي إنها بتساعدك ترتب المشاريع أو المهام على حسب معايير معينة زي التأثير اللي هتحققه، المجهود اللي محتاجينه، أو مدى استعجالها.
وعن طريق استخدام المصفوفة دي، تقدر تركز على الحاجات اللي هتضيف أكبر قيمة لبيزنسك أو لفريقك، وبالتالي تحقق نمو أسرع وأفضل.

طيب ليه المصفوفة دي قوية ومهمة للنمو؟

1 .وضوح في اتخاذ القرار:
المصفوفة بتقدم لك إطار واضح ومرتب تقدر من خلاله تقيم المهام أو المشاريع اللي قدامك. بتسهل عليك تحديد الفرق بين المهام اللي هتجيب لك نتائج كبيرة بمجهود قليل، وبين المهام اللي هتستهلك وقت كبير بدون فائدة واضحة. ده بيساعدك تركز طاقتك في الحاجات اللي تستاهل مجهودك فعلاً.

2 .زيادة الكفاءة:
لما بتحدد الأولويات صح، بتقدر توزع الموارد بشكل أفضل – سواء كانت مواردك هي الوقت، الفلوس، أو حتى فريق العمل. النتيجة؟ الشغل بيتعمل بسرعة أكبر وبيكون فيه تركيز على الحاجات اللي هتنقلك لمستوى تاني.

3 .تحسين إدارة الوقت:
القادة دايمًا عندهم مهام كتير جدًا ومسؤوليات متعددة، والمصفوفة دي بتساعد في إدارة الوقت بشكل أكتر فاعلية. لأنها بتخليك تركز على المهام اللي ليها أهمية وتأثير كبير، وتجنبك إنك تضيع وقتك في الحاجات اللي مالهاش قيمة.

4 .تعزيز التفكير الاستراتيجي:
المصفوفة مش بس بتخليك تفكر في الحاجات اللي عاجلة، لكن كمان بتفتح لك باب التفكير في القيمة الاستراتيجية الطويلة المدى للمهام دي. وده مهم جدًا في تحقيق نمو مستدام للبيزنس.

5 .تنسيق الفريق على هدف واحد:
واحدة من التحديات في القيادة هي توحيد الفريق على الأهداف المشتركة. المصفوفة بتساعد في إنك تقدم إطار عمل متفق عليه يوضح الأولويات لكل أفراد الفريق، وده بيحسن التعاون وبيقلل الخلافات على ترتيب المهام.

اليوم مصفوفة تحديد الأولويات هي أداة تنظيمية فعّالة بتساعد في ترتيب المهام والأهداف حسب أهميتها واستعجالها. المصفوفة دي بتستخدم في مجالات كتير، من الإدارة الشخصية لإدارة الشركات والمشاريع الكبيرة،

مكونات المصفوفة:

المصفوفة بتتقسم لأربع مربعات، وكل مربع بيصنف المهام على حسب معيارين: الأهمية والاستعجال.

1 .مهم ومستعجل (المربع الأول):
• ده فيه المهام اللي لازم تتعمل فورًا لإنها بتأثر بشكل مباشر على الأهداف الأساسية أو ممكن تتسبب في مشاكل لو اتأخرت. زي مثلاً المشاكل الطارئة أو المشاريع اللي ميعاد تسليمها قريب جدًا.
• أمثلة: حل مشكلة تقنية بتأثر على الشغل بشكل مباشر، أو تقديم عرض في نفس اليوم.

2 .مهم ومش مستعجل (المربع التاني):
• المهام هنا بتكون أساسية عشان تحقق أهداف طويلة الأجل، بس مش لازم تتعمل دلوقتي حالًا. التركيز على النوع ده من المهام بيساعد في التخطيط وتحقيق نجاحات مستدامة.
• أمثلة: التخطيط الاستراتيجي، بناء علاقات شغل، تطوير المهارات الشخصية أو المهنية.

3 .مستعجل ومش مهم (المربع التالت):
• المهام هنا بتكون مستعجلة عشان في ضغط وقت، بس مش ليها أهمية كبيرة. دي غالبًا بتكون حاجات مشتتة بتضيع الوقت من غير فايدة حقيقية.
•أمثلة: الرد على مكالمات تليفونية مش مهمة، أو التعامل مع إيميلات مش ضرورية.

4 .مش مستعجل ومش مهم (المربع الرابع):
• المربع ده فيه الأنشطة اللي مش بتضيف أي قيمة ومش بتأثر على الأهداف. الانشغال بالحاجات دي بيضيع الوقت والموارد.
• أمثلة لذلك : تصفح السوشيال ميديا بدون هدف، أو مشاهدة التلفزيون لفترات طويلة.

طيب ايه مميزات استخدام المصفوفة:

1.زيادة الإنتاجية:
• المصفوفة بتوضح لك الأولويات، وده بيساعدك تركز مجهودك على المهام اللي فعلاً ليها تأثير كبير.

2. تقليل التوتر:
• لما تصنف المهام بشكل صحيح، بتقدر تتجنب الإحساس بالضغط اللي بيجي من محاولة إنك تعمل كل حاجة مرة واحدة. وده بيقلل التوتر وبيساعدك تحقق توازن بين الشغل والحياة.
3. تحقيق الأهداف الكبيرة:
• بالتركيز على المهام اللي في المربع التاني، هتقدر تتحرك بخطوات ثابتة لتحقيق أهدافك طويلة الأجل بدل ما تنشغل في المهام اليومية الطارئة.
4. تحسين اتخاذ القرارات:
• المصفوفة بتوضح لك إيه اللي لازم يتعمل وده بيسهل عليك اتخاذ قرارات أحسن بخصوص إدارة وقتك ومواردك.

وإزاي تستخدم المصفوفة اليوم :

1.تصنيف المهام: اكتب كل المهام اللي عليك، وبعدين صنفهم في المربعات الأربعة حسب الأهمية والاستعجال.

2. ركز بس على المربع التاني: بعد التصنيف، خليك مركز على المهام المهمة والمش مستعجلة، لإنها اللي هتساهم في التطوير والنمو على المدى الطويل.

3. فوّض أو احذف المهام الغير مهمة: المهام اللي في المربع التالت والرابع ممكن تديها لحد تاني أو تحذفها خالص عشان تفضى وقتك للحاجات الأهم.

باستخدام مصفوفة تحديد الأولويات بشكل فعال، هتقدر تحسن من إنتاجيتك وتفضل بس مركز على الحاجات اللي فعلاً تستاهل عشان توصل لنجاح مستمر.

وإلى لقاء ومقال أخر بإذن الله تعالى 

كاتب المقال 

علاء خليفة

رئيس مجلس إدارة شركة “خبراء الديجيتال لاستراجيات التسويق الحديث ” في الإمارات ومصر،

رئيس مجلس إدارة شركة EGY TRACE – ايجيتريس الدولية لتقنيات وحلول أنظمة التحقق والرؤية الحاسوبية وأنظمة وحلول الواقع المعزز.

محاضر دولي وخبير في وضع استراتيجيات التسويق الدوليه للمقاصد العالمية.

يمتلك خبرة واسعة في مجال التسويق والتكنولوجيا المتقدمة والبلوك تشين، وأنظمة الرؤية الحاسوبية، والذكاء الاصناعي، وكذلك أنظمة قياس وتتبع وتقارير الانبعاثات الكربونية وفقًا لاتفاقية ال CBAM